Een evenement organiseren in de buitenlucht is een enorme uitdaging. Operationeel maar ook financieel zorgt het voor grote risico’s die je als organisatie zal moeten in kaart brengen. Denk maar aan contact met het lokaal bestuur, de brandweer, politie en andere stakeholders. Ook het nut van een weeranalist op het terrein wint de laatste jaren, dankzij het risico op noodweer, aan toenemend belang. Hieronder geven we enkele tips voor wie een event of festival wil organiseren.
Communicatie is key
Voor, tijdens én na je event is heldere communicatie essentieel: informeer je publiek actief over weerverwachtingen en adviezen zoals beschermende kleding, zonnecrème, voldoende drinken of schaduw zoeken — en herhaal die boodschap regelmatig via meerdere kanalen zoals website, social media, sms of omroepinstallaties.
Stel ook je team en leveranciers van tevoren op de hoogte van afspraken over timing en respons bij weersveranderingen of onverwachte incidenten — bijvoorbeeld in contracten of draaiboeken. In je huishoudelijk reglement leg je procedures vast voor annulaties, gedragsregels, en noodcontacten, zodat zowel medewerkers als bezoekers weten waar ze aan toe zijn. Zo bouw je een robuust verbindingsnetwerk op dat je event ondersteunt in veiligheid én beleving.
Vuurwerk? Denk er goed over na!
Hoewel er veeleisende regelgeving bij pyrotechniek bestaat, is het cruciaal om bij het opstellen van je inplantingsplan ook gevaarlijke zones, installaties en vluchtroutes duidelijk in kaart te brengen. Creëer tijdens opbouw en afbouw aparte werkzones, voldoende afstand tot publiek én duidelijke brand- en explosiepreventieprocedures. Zorg ervoor dat hulpdiensten op elk moment vlot toegang hebben tot alle zones, ook bij tijdelijke opstellingen of pyrotechnische podiumdelen. Communiceer tijdens de afbouw bovendien helder naar medewerkers welke zones verboden of beperkt toegankelijk zijn, en wie instaat voor toezicht. Laat een weeranalist ook een weerbulletin maken met details rond de windsnelheid en windrichting.
- Gevaar van een inversie voor festivals?
Menselijke veiligheid
Pas de medische inzet aan op het weerbeeld — bij warm weer schaal je het aantal EHBO’ers op, voorzie je extra hulpmiddelen zoals gekoeld water, ijs en waterijsjes, én schaduwplekken of zonnecrème. Stel bovendien duidelijke regels en instructies op in een huishoudelijk reglement, met daarin toegangsprocedures, verboden voorwerpen, gedragsregels en contactpunten bij incidenten.
Instrueer je personeel over het herkennen en omgaan met agressie of grensoverschrijdend gedrag; dit kan via vooraf geïnstalleerde posters, infomeetings of opleidingen. Ook moet je zorg dragen voor spreiding van bezoekersstromen om opstoppingen of paniek te vermijden — denk aan gespreide programmering, vroegtijdige aankomststimulatie of duidelijke ticketinformatie.
- Wist je dat MeteoSupport lid van Event Confederation?
